Opbevaring af personoplysninger

Regnskabsmateriale:

• Regnskabsmateriale skal opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.

Identifikationsoplysninger:

• Almindelige identifikationsoplysninger om medarbejdere, så som medarbejderens navn, adresse og telefonnummer, fødselsdato, nær familie, oplysninger om uddannelse, udtalelser, tidligere beskæftigelse, nuværende stilling, arbejdsopgaver, arbejdstider og andre tjenstlige forhold, oplysninger om løn, skat, sygefravær og sygdomsperioder, oplysninger om andet fravær fra arbejdet, oplysninger om pensionsforhold, kildeskatteoplysninger og oplysninger om kontonummer, hvortil løn skal anvises, må normalt opbevares i det omfang, som skolen skal bruge oplysningerne.
  
  Dokumentation til brug for historikken i en personalesag som fx påtaler, advarsler og lign. må opbevares så længe det er relevant for ansættelsesforholdet.
   
• Oplysninger om helbredsforhold, herunder misbrug af nydelsesmidler, alkohol m.v., oplysninger om medlemskab af en fagforening, oplysninger om strafbare forhold samt andre tilsvarende rent private forhold, f.eks. om at en medarbejder er bortvist fra tidligere job på grund af en grov tilsidesættelse af ansættelsesforholdet, personlighedstest, oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, seksuelle forhold og væsentlige sociale problemer er følsomme oplysninger, der kun må registreres/opbevares, hvis medarbejderen har givet udtrykkeligt samtykke til dette eller der fx skal ske en opsigelse/bortvisning og til brug herfor.
  Et samtykke kan trækkes tilbage.
   
• Personaleoplysninger på internettet som fx et billede af den ansatte, en privat adresse, e-mail eller et privat telefonnummer må kun offentliggøres, hvis den ansatte har givet udtrykkeligt samtykke hertil.
  Et samtykke kan trækkes tilbage.
• Personaleoplysninger på fratrådte medarbejder skal slettes ved den pågældendes fratræden, såfremt der ikke verserer fx en arbejdsmiljøsag, uafsluttede retssager eller arbejdsretlige tvister mellem medarbejderen og skolen, dagpengerefusion og udbetaling af tilgodehavender.

Ansøgninger og attester:

• Jobansøgninger mv. må opbevares 3-6 måneder, medmindre man får et udtrykkeligt samtykke om længere tids opbevaring. Uopfordrede oplysninger må opbevares i 6 måneder.
• Straffe- og børneattester bør slettes straks efter modtagelse. Det kan noteres i personalemappen, hvorvidt der var noget på attesten eller ej. En attest kan i øvrigt blive forældet og bør efter en årrække indhentes på ny.
• Ansøgninger om fripladstilskud bør ikke opbevares længere tid end, indtil afgørelsen om tilkendelse af friplads foreligger. Herefter er der nemlig ikke umiddelbart et (sagligt) formål med at opbevare ansøgningerne, eftersom disse alligevel skal indhentes på ny året efter. 

Fraværsprotokoller og eksamensbeviser:

• Fraværsprotokoller, der indeholder fortrolige oplysninger om, hvorfor barnet ikke har været i skole, bør ikke opbevares i længere tid end nødvendigt til varetagelse af et sagligt formål. Eksempelvis kan det være, at en elev har haft meget fravær det bestemte år, og at man har brug for at se på, hvordan det går det næste skoleår - dette vil være en saglig grund til at opbevare protokollen for det givne barn.
  
  En helt almindelig elev, der ikke har haft noget betydeligt fravær i et skoleår, er der ikke umiddelbart en saglig grund til at opbevare fraværsoversigten for.Udgåede elever mv. er der slet ikke nogen saglig grund til at opbevare fraværsoversigten for.
   
• Eksamensbeviser- og udtalelser, herunder relevante oplysninger, der er nødvendige for at udstede beviser og udtalelser, skal opbevares til "tid og evighed" i henhold til lovgivning om offentlige arkivalier. Det vil sige, at beviserne aldrig må kasseres.

Oplysningspligt ved behandling* af personoplysninger  

• En arbejdsgiver skal oplyse, at der behandles personlysninger og hvilke oplysninger, der behandles.
• En arbejdsgiver bør også oplyse om den ansattes rettigheder efter persondataloven, herunder:
  • Ret til indsigt i de oplysninger, der bliver behandlet,
  • Ret til at gøre indsigelse mod, at oplysningerne behandles og  
  • Ret til at bede om rettelse, sletning eller blokering af oplysninger, der er forkerte eller er behandlet i strid med loven.    

* Behandling er enhver håndtering af oplysninger, for eksempel indsamling, registrering, systematisering, opbevaring, ændring, søgning, transmission, overladelse, videregivelse, sammenstilling, samkøring, blokering, sletning eller tilintetgørelse.